RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, ma za zadanie chronić dane. Do tej ochrony zalicza się również skuteczne oraz bezpieczne niszczenie dokumentów. W jaki sposób najskuteczniej można zniszczyć dokumenty? Dlaczego warto wynająć profesjonalną firmę?
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z prawem?
Utylizacja dokumentów finansowych oraz firmowych jest uznawana w świetle prawa za jedną z form obejmujących przetwarzanie danych. Zgodnie z tym, niszczenie dokumentów powinno być skuteczne. Wszystkie poufne dane, które znajdują się w dokumentach, nie mogą być możliwe do odzyskania. RODO zobowiązuje do niszczenia dokumentów:
- podmioty publiczne (m.in. urzędy, szpitale, szkoły)
- prywatne firmy przetwarzające dane.
Przepisy nie narzucają sposobu utylizacji dokumentów. Niszczenie dokumentacji może zostać wykonane przy pomocy profesjonalnych niszczarek lub poprzez wynajęcie profesjonalnej firmy zewnętrznej. Niszczenie akt, przekazanie ich oraz utylizacja muszą spełniać zasady całkowitej ochrony danych podczas każdego etapu prac. Ważna jest selekcja dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. Utylizuje się dokumenty nieaktualne, przy czym należy brać pod uwagę wymagany ustawowy okres przechowywania. Niszczenie dokumentacji medycznej może nastąpić dopiero po 22 latach, a ksiąg rachunkowych po 5 latach. Obowiązek RODO obejmuje dokumentację papierową, płyty CD, płyty DVD, dyski twarde pamięć przenośną itd.
Jak niszczyć dokumenty według zasad RODO?
Niszczenie dokumentów według RODO powinno być skuteczne i bezpieczne. Metoda powinna zostać wybrana pod kątem ilości oraz rodzaju dokumentacji. Dokumenty można zutylizować:
- samodzielnie,
- korzystając z usług profesjonalnej firmy.
Największym bezpieczeństwem cechuje się niszczenie dokumentów zlecone zewnętrznej firmie oferującej takie usługi. Nie trzeba obawiać się przekazania dokumentacji z wrażliwymi danymi, ponieważ, m.in. firma rhenus-data.pl ma wieloletnie doświadczenie w utylizacji akt. Najczęściej klient otrzymuje specjalne pojemniki, do których ma za zadanie włożyć dokumenty. Pojemniki następnie są odpowiednio zabezpieczane i przewożone. Mobilne niszczenie dokumentów jest najpewniejszym rozwiązaniem, które oszczędza czas i gwarantuje pełne dostosowanie się do przepisów RODO.
Dokumenty należy przechowywać zgodnie z wytycznymi RODO. Nie mogą zostać zniszczone przed upływem określonych ustawowo terminów i nie powinny być przechowywane dłużej niż to konieczne. Niszczenie dokumentów to usługa oferowana przez zewnętrzne specjalistyczne firmy, z których warto skorzystać. Szczególnie, jeżeli prowadzi się działalność wymagającą archiwizowania większej ilości dokumentacji niż mieszcząca się w jednym, niewielkich rozmiarów kartonie. To ogromna oszczędność czasu i gwarancja bezpieczeństwa.
