Odpowiednia i systematyczna utylizacja dokumentów ma kluczowe znaczenie dla bezpieczeństwa firmy. Szczególnie w dużych firmach i korporacjach, gdzie liczba dokumentów firmowych jest bardzo duża, niezbędne jest korzystanie z profesjonalnych usług niszczenia i utylizacji dokumentów, aby zapewnić bezpieczeństwo poufnych informacji.
Co daje firmie skuteczna utylizacja dokumentów?
Co zyskuje firma, która zdecyduje się na profesjonalną utylizację dokumentów firmowych:
- może zaoszczędzić nie tylko czas, który normalnie spędzili by pracownicy firmy nad niszczeniem dokumentacji – ale także pieniądze. Utylizacja dokumentów firmowych przez zewnętrzną firmę eliminuje koszty związane z gromadzeniem i przechowywaniem akt.
- Profesjonalna utylizacja akt to także oszczędności związane z samodzielnym niszczeniem dokumentów, które jest procesem czasochłonnym i bardziej kosztownym.
- Utylizacja akt firmowych przez zewnętrzną firmę to także większa kontrola i zabezpieczenie przed kradzieżą tożsamości.
- Dane są całkowicie niszczone.
Kto może skorzystać z usługi utylizacji dokumentów?
Skuteczna utylizacja dokumentów to usługa przeznaczona przede wszystkim dla:
- firm z sektora publicznego,
- firm z sektora finansowego,
- kancelarii prawniczych,
- firm z sektora medycznego (szpitale, kliniki).
Dla powyższych sektorów utylizacja dokumentów dotyczy między innymi takich akt firmowych jak:
- księgi rachunkowe,
- dokumentacja medyczna,
- zarządzenia, rozporządzenia,
- dokumentacja, która określa zasady funkcjonowania organizacji.
Oczywiście poza dokumentami papierowymi usłudze niszczenia i utylizacji podlegają też np. nośniki danych takie jak płyty CD, dyski twarde, pendrive. Przed skorzystaniem z utylizacji akt należy zapoznać się jaki jest odgórnie ustalony czas przetwarzania danej dokumentacji firmowej – niektórą dokumentację prawo nakazuje przetrzymywać w firmie przez okres nawet 30lat i przed tym okresem nie można takich dokumentów niszczyć i utylizować.
Jak przechowywać dokumenty przeznaczone do utylizacji?
Ponieważ dokumentów przeznaczonych do zniszczenia może w firmie zbierać się bardzo dużo to ważne jest aby przechowywać je w jak najbezpieczniejszy sposób. Tak by wyeliminować zagrożenie wycieku poufnych informacji. Akta firmowe mogą zostać przechwycone przez pracowników, kontrahentów. Aby tego uniknąć można przechowywać takie dokumenty w:
- pojemnikach aluminiowych – pojemniki wyposażone w zamek zabezpieczający przed dostępem do dokumentacji przez osoby nieupoważnione
- pudłach kartonowych
- pojemnikach z wysokogatunkowego plastiku – pojemniki zaplombowane
- workach bankowych – worki wykonane z wysoko gatunkowego lnu, zaplombowane
- drewnianych szafkach na dokumenty
Na podstawie: https://www.destroy.pl/
