Co musisz wiedzieć o archiwizacji dokumentów firmowych? Jeśli chcesz wiedzieć więcej na ten temat, przeczytaj ten artykuł i upewnij się, że robisz wszystko tak, jak należy.
Archiwizacja dokumentów pracowniczych i księgowych a bezpieczeństwo
Tej sprawy zdecydowanie nie da się pominąć. Porządkowaniu akt zawsze musi towarzyszyć przestrzeganie zasad bezpieczeństwa. W końcu archiwa firmowe pełne są dokumentacji, skrywającej informacje, które nie powinny wydostać się poza firmę. Chaos, brak dokładności i nieprawidłowe zaplanowanie pracy może doprowadzić do tego, że przestajemy panować nad zbiorami i bardzo łatwo o:
- zagubienia dokumentów;
- przeoczenia;
- prawidłową segregację akt.
Zasady archiwizacji dokumentów w przedsiębiorstwie
Archiwizacja jest złożonym procesem, na który składa się segregowanie, kwalifikacja i porządkowanie dokumentów. Dokumentacja musi być też właściwie oznaczona. Archiwizacja dokumentów w firmie wiąże się także z okresowym brakowaniem akt. Podczas tego procesu segreguje się akta na dwie kategorie: A (dokumentacja, którą należy przekazać do archiwum państwowego) oraz B (dokumentacja, której termin przechowywania dobiegł końca).
Jak widać prawidłowa archiwizacja dokumentów księgowych i pracowniczych pomaga w przestrzeganiu przepisów. Trudno bowiem wyobrazić sobie utylizację odpowiednich akt bez wcześniejszego ich posegregowania.
Archiwizacja i przechowywanie dokumentów – zaufaj profesjonalistom
Zależy ci na bezpieczeństwie oraz na tym, by uniknąć pomyłek i rzetelnie zadbać o to, by archiwizacja dokumentów i akt przebiegła bez problemów? Jeśli tak, najprostszą opcją będzie przekazanie tego obowiązku ekspertom z wieloletnim doświadczeniem. Takie firmy, oprócz wiedzy, dysponują także nowoczesną infrastrukturą oraz wsparciem profesjonalnych archiwistów. W efekcie rzetelnie i z najwyższą dokładnością mogą przeprowadzić archiwizację. W ten sposób działa np. firma ProArchiv.
