Prowadzenie firmy to nie taka prosta sprawa. Masa formalności, wymagań, które odrzucają wiele osób, które chciałyby potencjalnie założyć firmę to spora przeszkoda. Wydawać by się mogło, że przedsiębiorcy mają sporo wolności, ale jednak tak nie jest. Przechowywanie dokumentów firmowych to istotna kwestia, na którą jak najbardziej warto zwrócić uwagę. Aby się dowiedzieć tego, w jakim czasie należy przechowywać dokumenty, aby nie mieć problemów prawnych, zachęcamy do przeczytania poniższego artykułu.
Przez ile lat można przechowywać dokumenty firmowe?
Odpowiadając na najważniejsze pytanie, przechowywanie dokumentów powinno być możliwe przez 5 lat. Ciekawostką jest to, że nie ma najmniejszego znaczenia to, że firma jest aktywna czy też nie. Jeżeli nie wiemy co zrobić z dokumentami, to można oddać je do archiwum, aby nie narazić się na żadne problemy natury prawnej. Przechowywanie dokumentów to jest dość prosta sprawa, aczkolwiek wymaga to też umiejętnego segregowania wszelkich umów, kontraktów oraz innych dokumentów. Istotne jest przechowywanie oraz archiwizacja dokumentów, chociaż warto postarać się o to, aby mieć zdigitalizowane wszelkie istotne „papiery”, aby nie narazić się na stres w przyszłości.
Przechowywanie dokumentacji pozwala na zerknięcie na poprzednie umowy, aby w przyszłości nie popełnić pewnych błędów przy zawieraniu przyszłych kontraktów, ale i również mieć wszystkie umowy pod ręką.
Jakie dokumenty należy przechowywać przez 5 lat?
Jeżeli chodzi o przechowywanie dokumentów, to w największym skrócie, przez okres 5 lat należy przechowywać takie dokumenty firmowe jak:
- księgi rachunkowe;
- dokumenty przekazane od ZUS do stycznia 2012 roku;
- roczne sprawozdania finansowe;
- dokumenty pochodzące z inwentaryzacji;
- ewidencje podatkowe;
- faktury z zakupów i sprzedaży.
Zdarza się, że niektóre dokumenty mają „termin ważności” 10 lat. Są to m.in. dokumentacja pracownicza w postaci podpisanych umów, lista płac itp. Należy pamiętać, że księgi rachunkowe trzeba przechowywać w terminie od roku obrotowego, czyli de facto może być to okres 6 lat. Przechowywanie dokumentów pracowniczych może być uciążliwe, w szczególności, gdy pracownik nie jest już od dawna związany z firmą bądź też następuje ich częsta rotacja. Usługi przechowywania dokumentów oferuje np. firma EkoAkta.
